Cambiar de sistema de facturación sin repetir consecutivos: el error -99 de Hacienda y cómo evitarlo

Almendro es nuevo para usted, pero Hacienda es la misma. Al crear su cuenta, la numeración de sus comprobantes empieza en la sucursal 001, la caja 00001 y el número 1. Si con su sistema anterior (GTI, TicoFactura u otro) ya emitió comprobantes con esa misma sucursal y caja, esos números ya existen en Hacienda: el primer comprobante que emita con Almendro sale con un número que ya se usó y Hacienda lo rechaza con el error -99. Se resuelve desde el portal en pocos minutos, y lo ideal es hacerlo antes de la primera factura.

En resumen: revise el consecutivo de su última factura del sistema anterior. Si empieza con 001 y 00001, antes de emitir con Almendro cambie el código de caja o ajuste el último número usado, en Sucursales. Las dos soluciones piden su contraseña y quedan en la bitácora.

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Preparamos una guía en PDF con cada pantalla marcada paso a paso, el ejemplo completo y las preguntas frecuentes. Sirve para seguirla con el portal abierto o para pasársela a su contador.

Cómo numera Hacienda y por qué choca

Cada comprobante lleva un número consecutivo de 20 dígitos, armado con cuatro partes. Hacienda registra cada número que usted usa, por cédula, y no permite repetirlo, sin importar con qué sistema lo emitió.

• Toda cuenta nueva en Almendro arranca en 001, 00001, número 1, para cada tipo de comprobante. Es el mismo punto de partida que usan casi todos los sistemas.
• Si su sistema anterior también usó 001 y 00001, sus primeros números ya están en Hacienda y chocan.
• Si su sistema anterior usó otra sucursal u otra caja, no hay choque y no tiene que hacer nada.

Un ejemplo completo

Ejemplo S.A. facturó con otro sistema hasta la factura 250 y el tiquete 1 800, con la sucursal 001 y la caja 00001. Crea su cuenta en Almendro y emite su primera factura sin cambiar nada. Almendro emite la 001-00001-01-0000000001 y Hacienda responde Rechazado, con este mensaje en el detalle del comprobante:

-99, La numeración consecutiva 00100001010000000001 del comprobante que se está utilizando para este archivo XML ya existe en nuestras bases de datos desde el día 21-04-2023 [...]

El mensaje dice cuál número chocó y desde cuándo existe. Ejemplo S.A. tiene dos formas de arreglarlo, y las dos dejan la numeración lista para seguir emitiendo:

Cuál opción le conviene

• Opción A, cambiar el código de caja: cuando no sabe con exactitud cuál fue el último número que usó su sistema anterior. Una vez por cada caja. Sin riesgo, si elige un código que el sistema anterior nunca usó.
• Opción B, ajustar el último número usado: cuando sabe el último número de cada tipo de comprobante y quiere seguir la misma serie. Una vez por cada tipo. Si escribe un número más bajo que el real, Hacienda vuelve a rechazar.

Opción A: cambie el código de caja

1. En el menú lateral, dentro de Gestión, pulse Sucursales.
2. En la fila de la caja pulse su código, por ejemplo 00001.
3. Escriba un código nuevo de 5 dígitos que su sistema anterior nunca haya usado, por ejemplo 00100. Si tiene dudas, mire el consecutivo de una factura anterior: las posiciones 4 a 8 son la caja que usaba.
4. Escriba el motivo, por ejemplo «Numeración heredada del sistema anterior», y su contraseña, y pulse Cambiar código.

Los comprobantes ya emitidos conservan su número. Los próximos salen con el código de caja nuevo, y la numeración sigue donde iba.

Opción B: ajuste el último número usado

1. En Sucursales, en la fila de la caja, pulse Consecutivos. Se abre la lista de tipos de comprobante.
2. En el tipo que va a corregir, por ejemplo 01 Factura electrónica, pulse Ajustar.
3. En el primer campo escriba el último número que usó en su sistema anterior para ese tipo, sin los ceros de la izquierda. Si su última factura fue la 00100001010000000250, escriba 250: la próxima saldrá con el 251.
4. Escriba el motivo y su contraseña, y pulse Guardar ajuste.
5. Repita con cada tipo que también usó en el sistema anterior. En el ejemplo, 04 Tiquete electrónico con 1800.

Si no está seguro del último número, use la Opción A. Un número más bajo que el real vuelve a chocar en Hacienda, y Almendro tampoco permite bajar por debajo del último comprobante que usted ya emitió con Almendro.

Si ya le rechazaron un comprobante

Aplique la Opción A o la Opción B y emita un comprobante nuevo con los mismos datos: el mismo cliente, las mismas líneas y los mismos montos. Saldrá con la numeración corregida y debe quedar Aceptado. El rechazado no tiene validez fiscal: no se anula ni lleva nota de crédito. Se queda en su lista con estado Rechazado, como registro, y Almendro no vuelve a usar ese número.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que hacerlo antes de la primera factura?

Es lo ideal: así ninguna sale rechazada. Si ya emitió y le rechazaron, se hace igual y vuelve a emitir.

¿Cómo sé qué sucursal y caja usaba mi sistema anterior?

Mire el consecutivo de cualquier factura anterior: los tres primeros dígitos son la sucursal y los cinco siguientes, la caja.

Mi sistema anterior usaba otra sucursal o caja.

Entonces no hay choque: puede emitir con la numeración que trae Almendro.

¿Afecta los comprobantes que ya emití con Almendro?

No. Los ya emitidos conservan su número. El cambio aplica a los próximos.

Tengo varias cajas o sucursales.

Haga el cambio en cada caja que también usó su sistema anterior. El código de la sucursal se cambia del mismo modo, pulsándolo.

Hice el cambio y Hacienda volvió a rechazar.

Si el mensaje dice otra vez que la numeración ya existe, el código de caja o el número también los usó el sistema anterior: elija otro código o un número mayor. Si el mensaje es distinto, escríbanos por soporte y lo revisamos.