Facturación electrónica en Costa Rica: qué es, quién está obligado y cómo empezar (guía 2026)

La facturación electrónica es la forma obligatoria de documentar las ventas en Costa Rica para casi todo el que tiene una actividad lucrativa. Esta guía reúne lo que hay que saber en 2026, tomado del Reglamento de Comprobantes Electrónicos para efectos tributarios (Decreto 44739-H) y de la resolución MH-DGT-RES-0027-2024 de la Dirección General de Tributación, y enlaza a nuestras guías paso a paso cuando un tema da para más.

En resumen

• Una factura electrónica es un archivo XML firmado que Hacienda valida. El PDF es solo su representación gráfica.
• Deben emitirla quienes tienen una actividad lucrativa y están inscritos en el Registro Único Tributario, salvo las excepciones del reglamento, como el Régimen de Tributación Simplificada.
• Desde el 1.º de septiembre de 2025 la única versión válida es la 4.4, y desde el 1.º de noviembre de 2026 rigen los códigos nuevos de su actualización.
• Para empezar necesita su usuario de TRIBU-CR, las credenciales de comprobantes, la llave criptográfica (.p12) con su PIN y un sistema de emisión, que puede ser gratuito.

Qué es la facturación electrónica

Un comprobante electrónico es un archivo XML con la estructura que define Hacienda en sus «Anexos y Estructuras». Su sistema lo arma con los datos de la venta, lo firma con su llave criptográfica y lo envía al Ministerio de Hacienda, que lo valida y responde con un mensaje de aceptación o de rechazo. Ese archivo es el comprobante: el PDF que recibe el cliente es su representación gráfica, que la resolución exige legible y en formato PDF.

Cada comprobante lleva dos números que lo identifican:

• El consecutivo, de 20 dígitos: sucursal, terminal, tipo de comprobante y número. Lo asigna el sistema de forma automática, sin saltos y sin que se pueda modificar.
• La clave, de 50 caracteres: país, fecha, identificación del emisor, el consecutivo, la situación del envío y un código de seguridad. Es la que se usa para consultar el comprobante en Hacienda.

El reglamento les da a los comprobantes electrónicos la misma eficacia jurídica y fuerza probatoria que a los comprobantes en papel (artículo 11).

Quién está obligado y quién no

El reglamento rige para los obligados tributarios que realizan actividades económicas lucrativas (artículo 1). Para emitir, el «emisor receptor electrónico» debe estar inscrito en el Registro Único Tributario con un correo válido, informar esa condición a Hacienda y disponer de un sistema para emitir, recibir y confirmar comprobantes (artículo 4). En la práctica: personas físicas con actividad lucrativa, profesionales independientes y sociedades.

No están obligados a emitir ni a confirmar (artículo 7), entre otros:

• Los inscritos en el Régimen de Tributación Simplificada, salvo que hayan optado por emitir como «emisor receptor electrónico no confirmante». Si optan, la opción es para todas sus ventas.
• Los inscritos en el Régimen Especial Agropecuario que solo realicen actividades agropecuarias.
• Las instituciones religiosas, por los ingresos para el culto y la asistencia social sin fines de lucro.
• Los condominios, salvo que los condóminos pidan comprobantes para respaldar sus gastos.
• Algunas organizaciones sindicales, fundaciones y asociaciones de utilidad pública, mientras no realicen actividades sujetas al IVA.

No emiten, pero sí deben recibir y confirmar (artículo 8), siempre que no vendan bienes ni presten servicios gravados: el Estado, las municipalidades, las instituciones autónomas y semiautónomas exentas por ley y las universidades públicas; los partidos políticos; las asociaciones solidaristas; y el transporte remunerado de personas con tarifa regulada por la ARESEP.

Los siete comprobantes de la versión 4.4

El artículo 9 del reglamento enumera los únicos comprobantes electrónicos autorizados. Cada uno tiene un código en el XML:

A estos se suman los mensajes de confirmación, con los que quien recibe un comprobante lo acepta, lo acepta en parte o lo rechaza.

La versión 4.4 y lo que cambia el 1.º de noviembre de 2026

La resolución MH-DGT-RES-0027-2024 adoptó la versión 4.4 de los Anexos y Estructuras, y la resolución MH-DGT-RES-0001-2025 llevó su obligatoriedad al 1.º de septiembre de 2025. Desde esa fecha Hacienda no reconoce como válidos los comprobantes emitidos con versiones anteriores. La 4.4 trajo, entre otros cambios, el recibo electrónico de pago, la identificación del proveedor del sistema de facturación, la actividad económica del receptor y hasta cuatro medios de pago por comprobante, cada uno con su monto.

El 21 de abril de 2026 Hacienda actualizó esos anexos sin cambiar de versión: códigos de referencia nuevos (del 13 al 17), dos tipos de documento de referencia más (19 y 20) y una clave que admite letras. Son obligatorios desde el 1.º de noviembre de 2026. El detalle, con el comunicado oficial, está en Anexos 4.4: lo que Hacienda exige desde el 1.º de noviembre de 2026.

Qué necesita para empezar

1. Estar inscrito en Hacienda, con al menos una actividad económica y un correo válido. Desde el 6 de octubre de 2025 todo se hace en TRIBU-CR, la Oficina Virtual (OVi) de Hacienda, que reemplazó a la ATV.
2. Las credenciales de comprobantes: el usuario y la contraseña con los que su sistema envía los comprobantes a Hacienda. Se generan en la OVi.
3. La llave criptográfica (.p12), con la que se firma cada comprobante, y su PIN. Las llaves nuevas piden un PIN de al menos 14 caracteres, con mayúscula, minúscula, número y carácter especial.
4. Un sistema de emisión. El reglamento (artículo 16) pide usar un sistema del mercado o uno de desarrollo propio, y permite un facturador gratuito, el de Hacienda o el de un proveedor, a quienes prestan servicios profesionales, a las micro y pequeñas empresas acreditadas por el MEIC o el MAG, a los receptores electrónicos no emisores y a los emisores no confirmantes.
5. Sus datos de facturación: el código de su actividad económica, el código CABYS de cada producto o servicio que vende y la ubicación de su establecimiento, que debe coincidir con la inscrita en TRIBU-CR.

Los tres primeros puntos los explicamos con pantallazos en TRIBU-CR paso a paso: cree su usuario en la OVi y descargue su llave criptográfica. Para subir la llave y resolver los rechazos de firma está Certificado digital (.p12): cómo subirlo, reemplazarlo y resolver los rechazos, y el recorrido completo hasta la primera emisión, en Cómo emitir su primera factura electrónica en Costa Rica.

Cómo funciona, paso a paso

1. Usted registra la venta en su sistema.
2. El sistema arma el XML en la versión 4.4, le asigna el consecutivo y la clave, y lo firma con su llave.
3. Lo envía a Hacienda, que tiene un plazo máximo de 3 horas para validarlo y responder con la aceptación o el rechazo (resolución MH-DGT-RES-0027-2024, artículo 11).
4. Usted entrega al cliente el XML y el PDF en el mismo acto de la venta, aunque la respuesta de Hacienda todavía no haya llegado, y cuando llega, le entrega también ese mensaje (reglamento, artículo 18).
5. Si Hacienda lo rechaza, el comprobante no tiene validez: se emite uno nuevo que indique cuál sustituye, sin nota de crédito (reglamento, artículo 19).
6. Si fue aceptado y hay que corregirlo, no se anula directamente: se emite una nota de crédito o de débito, y el original queda como estaba (reglamento, artículo 10).

Cuando usted es quien recibe la factura

Si un proveedor le factura a usted, debe aceptar, aceptar en parte o rechazar ese comprobante con un mensaje de confirmación, que su sistema envía a Hacienda. El plazo es de 8 días hábiles contados desde el primer día del mes siguiente al de la compra (resolución MH-DGT-RES-0027-2024, artículo 10). Si no confirma a tiempo, y la factura no está cubierta por un beneficio fiscal, se presume aceptada.

Ojo con esto: solo las facturas con el mensaje de aceptación de Hacienda respaldan el crédito fiscal y el gasto deducible (artículo 11 de la misma resolución). Los gastos que no traen comprobante electrónico, como las cargas sociales, tienen su propio respaldo; lo explicamos en La CCSS no le manda un XML: los gastos que igual son deducibles. El consumidor final no confirma comprobantes.

Reglas y plazos que conviene tener a mano

• Fecha de emisión: es la del día en que se emite. No se permiten comprobantes con fecha anterior ni posterior (reglamento, artículo 13).
• Consecutivos: son estrictamente consecutivos por sucursal y terminal. Si cambia de sistema, no puede repetir números: vea Cambiar de sistema sin repetir consecutivos.
• Contingencia: si su sistema no se puede usar por caso fortuito o fuerza mayor, se usan comprobantes provisionales y, a más tardar dos días hábiles después de superada la contingencia, se emiten los electrónicos con referencia a ellos (reglamento, artículo 23).
• Conservación: los XML emitidos y recibidos se guardan en soporte electrónico durante el plazo de prescripción. El proveedor del sistema debe permitirle descargarlos, pero la responsabilidad de conservarlos es suya.
• Sanciones: no emitir o no entregar el comprobante se sanciona según los artículos 85 y 86 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, y no enviar el XML a Hacienda, según el artículo 83 (reglamento, artículo 24).
• Declaración del IVA: lo que emite y lo que recibe es la base de la declaración 150. Así se arma: La declaración 150 del IVA, con los números ya sumados.

Cómo elegir su sistema de facturación

Antes de elegir, conviene hacerle a cualquier proveedor estas preguntas:

• ¿Emite los siete comprobantes de la versión 4.4 y ya aplica la actualización de noviembre de 2026?
• ¿Recibe sus compras y le permite aceptarlas o rechazarlas desde el mismo sistema?
• ¿Le arma los auxiliares del IVA para la declaración 150?
• ¿Puede descargar todos sus XML y PDF cuando quiera?
• ¿Tiene API, si vende en línea o usa un punto de venta?
• ¿Su contador puede entrar sin que usted le dé su contraseña?
• ¿Hay soporte de personas, en Costa Rica y en español?
• ¿Cuánto cuesta cuando su volumen crezca?

Hacienda ofrece un facturador gratuito, TicoFactura, dentro de TRIBU-CR. Cuándo le basta y cuándo no, en Facturar gratis en Costa Rica. Y si quiere comparar precios de proveedores, con las fuentes a la vista: Cuánto cuesta facturar en Costa Rica.

La facturación electrónica en Almendro

Almendro es un proveedor de sistemas registrado ante la Dirección General de Tributación. Desde fe.almendro.cr usted emite los siete comprobantes de la versión 4.4, validados contra el esquema oficial antes de firmarse, con la actualización de noviembre de 2026 en producción desde el 13 de octubre. Además recibe sus compras en un buzón para aceptarlas o rechazarlas, obtiene los auxiliares del IVA para la declaración 150, conecta su sistema por API con un entorno de pruebas y le da acceso a su contador sin compartir su contraseña.

El plan Gratis trae 10 comprobantes al mes, sin tarjeta y sin vencimiento, y los planes de pago empiezan en USD 36 al año.

Preguntas frecuentes

¿La factura electrónica es obligatoria para todos?

No. Es obligatoria para quien tiene una actividad lucrativa e inscrita en Hacienda, con las excepciones de los artículos 7 y 8 del reglamento. El Régimen de Tributación Simplificada, por ejemplo, no está obligado a emitir, pero puede optar por hacerlo.

¿Qué diferencia hay entre una factura y un tiquete electrónico?

La factura identifica al comprador y le sirve para respaldar su crédito fiscal y sus gastos. El tiquete se emite a un consumidor final que no se identifica y no respalda nada para quien lo recibe. Si su cliente le pide factura a su nombre, emita factura.

¿Puedo facturar gratis?

Sí. Hacienda tiene TicoFactura y varios proveedores tienen planes gratuitos, entre ellos Almendro. El reglamento permite el facturador gratuito a los profesionales que prestan servicios, a las micro y pequeñas empresas acreditadas por el MEIC o el MAG y a los receptores no emisores y emisores no confirmantes.

¿Puedo facturar en dólares?

Sí. El comprobante indica la moneda y el tipo de cambio, y Hacienda lo acepta en colones, dólares u otras monedas.

¿Qué pasa si Hacienda rechaza mi factura?

Ese comprobante no tiene validez y no se le hace nota de crédito. Se corrige la causa del rechazo y se emite uno nuevo que indique cuál está sustituyendo; desde la actualización de los anexos, con el código de referencia 16.

¿Cuánto tarda Hacienda en responder?

La resolución le da a Hacienda un máximo de 3 horas para validar el XML y responder. Mientras tanto, el comprobante se entrega igual al cliente.

¿Qué es TRIBU-CR?

Es la plataforma de Hacienda donde se hacen las gestiones tributarias, incluidas la inscripción, las credenciales de comprobantes y la llave criptográfica. Reemplazó a la ATV el 6 de octubre de 2025.

¿Puedo anular una factura?

No directamente. Un comprobante aceptado se anula o se corrige con una nota de crédito o de débito que lo referencia, y el original queda como estaba.

Fuentes

• Reglamento de Comprobantes Electrónicos para efectos tributarios, Decreto Ejecutivo 44739-H.
• Resolución MH-DGT-RES-0027-2024, «Resolución General sobre las disposiciones técnicas de los comprobantes electrónicos para efectos tributarios».
• Resolución MH-DGT-RES-0001-2025, que amplió el plazo de implementación de la versión 4.4 al 1.º de septiembre de 2025.
• Comunicado de Hacienda sobre la actualización de los Anexos y Estructuras 4.4 (PDF).

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