Declarar el IVA no es difícil por el formulario. Es difícil por lo que hay que hacer antes: separar las ventas por tarifa, separar las compras por tarifa, acordarse de lo exento, y no dejar por fuera los gastos que sí son deducibles pero que nadie le va a mandar en un XML. Ese trabajo es el que se lleva la tarde, y es el que Almendro ya tiene hecho cuando usted entra a declarar.
Los dos auxiliares, con la clasificación que pide el formulario
La declaración 150 es autoliquidativa: los números los pone usted. Para armarlos hacen falta dos auxiliares, y Almendro produce los dos con la misma clasificación de casillas que usa TRIBU-CR, para que se copien tal cual.
- Auxiliar de ventas. Ventas generales por tarifa, el monto del impuesto que corresponde a cada tarifa, y las ventas sin IVA aparte. Las facturas, las notas de débito, los tiquetes y las facturas de exportación suman; las notas de crédito restan.
- Auxiliar de compras. Importe de las compras por tarifa y el impuesto soportado en cada una. Sale de su buzón de recibidos, así que incluye lo que le facturaron sus proveedores, sin importar con qué sistema lo emitieron. Las notas de crédito recibidas también restan.
Solo entra el IVA. Los demás impuestos que pueda traer un comprobante no van a esta declaración y por eso no se cuelan en el auxiliar.
Con nombre y apellido
Cada auxiliar trae el detalle línea por línea: en ventas, por cliente; en compras, por proveedor. Eso es lo que le permite cuadrar cuando el total no le da, que es exactamente el momento en el que un reporte que solo enseña sumas deja de servir. Se descarga en PDF para revisarlo y en CSV para trabajarlo en la hoja de cálculo.
Los gastos que ningún XML le va a traer
Esta es la parte que se suele hacer aparte, en un cuaderno o en una hoja suelta. La cuota de la CCSS, los intereses de un préstamo, las comisiones del banco, una compra a un proveedor de régimen simplificado, la depreciación. Son gastos reales y muchos son deducibles, pero no hay comprobante electrónico que los respalde: no se firman, no llevan clave, no van a Hacienda y no consumen consecutivo.
En Almendro tienen su propio lugar. Se registran con su fecha, su categoría, su contraparte y el archivo de respaldo que usted quiera adjuntar, y conviven con los recibidos sin mezclarse.
Nada entra a un informe por el solo hecho de estar subido
Un gasto registrado nace en revisión, no deducible. Es lo contrario de un comprobante recibido, que llega ya documentado y ya validado por Hacienda. Subir un papel no vuelve deducible un gasto: alguien tiene que calificarlo, decir si es deducible de renta, si lo es de IVA, o si no lo es. Hasta que eso pasa, el gasto no se suma a ningún informe.
Puede parecer un rodeo y es justo lo contrario: es lo que hace que el número que usted declara sea un número que alguien revisó.
Cómo llegan las compras sin que usted las suba
El auxiliar de compras vale lo que valga su buzón de recibidos, así que ese buzón se llena solo. Sus proveedores envían los comprobantes a facturas@almendro.cr, o usted reenvía el correo que le llegó. Almendro identifica al receptor por la cédula que trae el XML y lo deja en el buzón de la empresa correcta, listo para aceptar o rechazar con el Mensaje de Receptor.
Sirven los XML de cualquier facturador, sueltos o dentro de un ZIP. No hay que subir nada a mano.
Qué plan hace falta
Los informes y el auxiliar de IVA están en todos los planes, el Gratis incluido. No es un módulo aparte ni un complemento que se cobre: si puede facturar, puede sacar sus auxiliares.
Lo que cambia con el plan es el volumen: 10 comprobantes al mes en el Gratis, 150 en el Pyme por USD 96 al año, 500 en el Profesional. Y si usted es contador y lleva las declaraciones de varios clientes, el plan Contadores le deja hacerlo desde una sola cuenta para hasta 20 contribuyentes.
Empiece por donde no cuesta nada. El plan Gratis no pide tarjeta y no vence: 10 comprobantes al mes, con el buzón de recibidos y los informes incluidos.
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