Certificado digital (.p12) en Almendro: cómo subirlo, reemplazarlo y resolver los rechazos de firma

El certificado digital es lo que le permite a Almendro firmar sus comprobantes y enviarlos a Hacienda a su nombre. Se sube una vez y dura cuatro años, pero es también una de las causas más frecuentes de rechazo: basta generar una llave nueva en TRIBU-CR, o que cambie la contraseña de envío, para que las facturas siguientes no pasen. Esta guía explica dónde se sube en Almendro, cómo se reemplaza y qué hacer con cada mensaje de Hacienda.

En resumen: el certificado se sube en Configuración, tarjeta Certificado digital, con el archivo .p12, el PIN de la llave y la contraseña de envío. Almendro lo pide solo en el primer ingreso; si cerró esa ayuda, llegue desde el menú lateral, la campanita o los avisos de vencimiento del Inicio. Para reemplazarlo, desactive el actual y suba el nuevo. Si Hacienda dice que el certificado está revocado, suba la llave nueva y emita de nuevo; si rechaza las credenciales, actualice la contraseña y pulse Reenviar.

Descargue la guía con pantallazos

La guía en PDF muestra cada pantalla: las dos ayudas del primer ingreso, los cuatro caminos para llegar al certificado, el formulario, el reemplazo, los mensajes de error y qué hacer con cada uno.

Antes de empezar

Necesita tres datos que salen de TRIBU-CR: la llave criptográfica (el archivo .p12), el PIN que definió al generarla y la contraseña de envío (la del usuario y contraseña de comprobantes). Si todavía no los tiene, siga primero TRIBU-CR paso a paso: cree su usuario en la OVi y descargue su llave criptográfica. En Almendro, su perfil tiene que tener la cédula confirmada, porque el certificado se valida contra ella.

Las dos ayudas del primer ingreso

Mientras falten sus datos de Hacienda o su certificado, Almendro le muestra una ayuda unos cinco segundos después de entrar, una a la vez:

1. Confirmá tu información fiscal. Pulse Ir a configurar, revise su cédula, pulse Actualizar desde Hacienda y luego Actualizar todo. Esta ayuda vuelve cada tres meses para que confirme que nada cambió.
2. Subí tu certificado digital. Pulse Subir certificado: la tarjeta del certificado se abre sola, con el formulario resaltado. Al subirlo, Almendro lo devuelve al Inicio.

Si pulsa Ahora no o Cerrar la ayuda, la ayuda vuelve en su próximo ingreso. Mientras tanto no puede emitir: el botón Emitir comprobante queda atenuado y, al pasar el mouse, dice qué falta.

Cómo llegar al certificado si cerró la ayuda

• Menú lateral: grupo Administración, Configuración. Es la última opción; en pantallas bajas queda debajo de Cerrar sesión y hay que desplazar el menú. En Configuración, baje hasta la tarjeta Certificado digital y toque su encabezado.
• Celular: abra el menú con el botón de arriba a la izquierda y baje hasta Configuración.
• Campanita: la notificación «Subí tu certificado de facturación» lleva directo al formulario.
• Avisos de vencimiento: con 30 días o menos, el Inicio muestra «Certificado por vencer» con el botón Actualizar certificado. Además llega un correo a los 30, 14, 7, 3 y 1 días.

Cómo subirlo

1. Arrastre el archivo .p12 a la zona de carga o haga clic para buscarlo.
2. Escriba el PIN de la llave criptográfica.
3. Escriba la contraseña de envío XML: es la de comprobantes, no la de Almendro ni la de TRIBU-CR.
4. Deje el ambiente en Producción y pulse Subir certificado.

Antes de guardarlo, Almendro revisa que el PIN abra el archivo, que la llave sea de la cédula de su perfil, que sea del ambiente elegido y que Hacienda acepte la contraseña. Si algo falla, lo dice debajo del campo que hay que corregir.

Cómo reemplazarlo

Hay que reemplazarlo cuando vence, cuando genera una llave nueva en TRIBU-CR (la anterior queda revocada en ese momento) y cuando cambia la contraseña de envío. Solo puede haber un certificado activo por ambiente:

1. Abra la tarjeta Certificado digital. El formulario muestra «Ambiente bloqueado por cert activo».
2. Pulse Desactivar primero y confirme. El certificado no se borra: pasa a la pestaña Inactivos.
3. Suba el nuevo.

Importante: tenga los datos nuevos a mano antes de desactivar, porque entre un paso y otro la cuenta no puede emitir. Si solo cambió la contraseña de envío, desactive el certificado y vuelva a subir el mismo .p12, con el mismo PIN y la contraseña nueva.

Si Hacienda rechaza por la firma o las credenciales

• «La firma del comprobante electrónico no es válida (El certificado empleado se encuentra revocado.)» Se generó una llave nueva en TRIBU-CR y en Almendro sigue la anterior. Suba la nueva y emita el comprobante de nuevo.
• «La firma del comprobante electrónico no es válida (verifique que este firmando el documento con la llave criptográfica correcta [STAGING o PRODUCCION])» La llave no corresponde al ambiente o a la cuenta. Confirme que en Producción está la llave de producción de su cédula.
• Estado Error: «Las credenciales de envío fueron rechazadas por Hacienda» (en comprobantes anteriores decía «Las credenciales del contribuyente… fueron rechazadas por el IdP de Hacienda»). Cambió la contraseña de envío y el comprobante no llegó a Hacienda. Actualícela y pulse Reenviar en el detalle del comprobante.

Un comprobante rechazado no tiene validez fiscal: no se anula ni lleva nota de crédito. Se emite uno nuevo, que toma el siguiente consecutivo.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto dura el certificado?

Cuatro años. Almendro le avisa en el Inicio y por correo desde 30 días antes.

¿Puedo seguir usando el certificado viejo mientras consigo el nuevo?

Sí, mientras no haya vencido y no haya generado otra llave en TRIBU-CR. Generar la nueva revoca la anterior en ese momento: hágalo cuando esté listo para subirla.

Uso el mismo certificado en otro sistema, ¿hay problema?

No. Pero si genera una llave nueva, tiene que subirla en todos los sistemas donde factura.

¿Qué sigue después de subirlo?

Registrar un cliente, crear un item y emitir. Lo explica la guía de la primera factura electrónica.