La CCSS no le manda un XML: los gastos que igual son deducibles

Un sistema de facturación electrónica ve lo que pasa por Hacienda. El problema es que buena parte de lo que usted gasta al año no pasa por ahí, y sin embargo cuenta. La cuota de la CCSS no llega en un XML. El aguinaldo tampoco. Ni los intereses del préstamo, ni la comisión que le cobró el banco, ni la compra que le hizo a un proveedor de régimen simplificado.

Esos gastos suelen terminar en un cuaderno, en una hoja suelta o en la memoria de alguien, y aparecen a la carrera cuando toca declarar. En Almendro tienen su propio lugar, con su respaldo y con quien los apruebe.

Qué es «otro deducible» y qué no es

Es un gasto real que ningún comprobante electrónico va a traer. Y no es un comprobante: no se firma, no lleva clave numérica, no se envía a Hacienda y no consume consecutivo. Vive aparte de sus facturas y de su buzón de compras, a propósito.

Ejemplos, de los de verdad

El sistema trae treinta categorías listas. Algunas de las que más se usan:

Y también están las que existen precisamente para no deducirse, porque hay que registrarlas igual: multas, sanciones e intereses moratorios, el impuesto sobre la renta, y los gastos personales del dueño. Tenerlas en la lista es lo que evita que se cuelen donde no van.

Cada gasto nace «en revisión», no deducible

Esto es lo que más nos costó decidir y lo que más lo protege a usted. Cuando registra un gasto, no entra a ningún informe. Queda en revisión.

Es lo contrario de un comprobante recibido, que llega ya documentado y ya validado por Hacienda. Aquí no hay nada de eso: subir un papel no vuelve deducible un gasto. Alguien con criterio tiene que decirlo.

Su contador decide, y decide dos cosas por separado

Al clasificar un gasto no se responde una pregunta, se responden dos, porque son independientes:

• ¿Es deducible del impuesto sobre la renta?
• ¿Da derecho a crédito de IVA?

Un mismo gasto puede ser deducible de renta y no dar crédito de IVA, o al revés. Meterlos en una sola casilla es de donde salen la mitad de los errores en una declaración, así que aquí van separados.

Cuando algo se excluye, se anota por qué. Meses después, cuando nadie se acuerde, la razón sigue escrita al lado del gasto.

Y queda constancia de quién lo hizo

Cada clasificación guarda quién la hizo, con qué rol y en qué momento. Si el contador aprobó, se sabe. Si lo aprobó el dueño, también. En una revisión eso es la diferencia entre explicar un criterio y tener que reconstruirlo de memoria.

Lo que se compra para durar no es gasto del mes

Cuando lo que registra es un equipo de cómputo, maquinaria, mobiliario o una mejora al local, el sistema le permite capitalizarlo y fijarle los años de depreciación, en vez de meterlo entero al período. Las categorías de bienes de capital ya vienen con sus años por defecto, y se pueden cambiar.

Con su respaldo pegado

A cada gasto se le adjuntan los archivos que lo respaldan: el recibo, el estado de cuenta, la planilla, el contrato. El respaldo viaja con el gasto, no en una carpeta aparte que nadie encuentra cuando hace falta.

Dónde termina todo esto

En sus informes. Los gastos clasificados se suman a lo que ya sale de sus comprobantes electrónicos, y junto con los auxiliares del IVA para la declaración 150 le dejan el panorama completo: lo que facturó, lo que le facturaron, y lo que gastó sin que mediara una factura electrónica.

Si usted es contador y lleva varias empresas, esto se maneja igual desde una sola cuenta: cada cliente con sus gastos y sus clasificaciones. Lo cuenta el artículo de cómo trabaja un despacho con su cartera.