Facturar gratis en Costa Rica: cuándo le basta Hacienda y cuándo no

Empecemos por donde casi ningún proveedor empieza: el Ministerio de Hacienda tiene un facturador gratuito, se llama TicoFactura, está dentro de TRIBU-CR y no tiene límite de documentos. Si usted busca «facturación electrónica gratis en Costa Rica», esa es la primera respuesta honesta, y para bastante gente es la única que necesita.

Así que la pregunta útil no es cuál es gratis. Es hasta dónde le sirve el gratis.

Cuándo TicoFactura le basta

Le basta si su caso se parece a esto:

• Emite pocas facturas y no le urge que sea rápido.
• No necesita llevar inventario ni control de clientes dentro del mismo sistema.
• Nadie más que usted va a entrar a facturar.
• Lleva una sola empresa.
• Sus compras las ordena aparte, o no le hace falta ordenarlas.

Si se reconoce ahí, use TicoFactura y no pague. En serio: pagar por algo que no va a usar no lo vuelve mejor contribuyente.

Dónde se queda corto

TicoFactura se hizo para cumplir con lo mínimo: emitir el comprobante y mandarlo a Hacienda. Eso lo hace, y lo hace gratis. Lo que no hace:

• No recibe sus compras. Los comprobantes que le emiten a usted llegan a su correo y ahí se quedan, uno por uno, para que los ordene a mano.
• No le arma los reportes de IVA. Para la declaración 150 tiene que separar ventas y compras por tarifa por su cuenta.
• Un solo usuario. No hay perfiles ni permisos: si entra otra persona, entra como usted.
• Una sola empresa por cuenta. Llevar varias no es fluido.
• No hay API. Si tiene un punto de venta o una tienda en línea, no hay por dónde conectarlos.
• No trae sus datos viejos. Si viene de otro sistema, empieza de cero: clientes, productos, histórico.
• El soporte es la documentación. No hay a quién llamar.

Qué es el plan Gratis de Almendro

Son 10 comprobantes al mes, para siempre, sin tarjeta y sin fecha de vencimiento. Menos volumen que el de Hacienda, y a cambio el producto entero:

• Los 7 tipos de comprobante de la versión 4.4: factura, tiquete, nota de crédito, nota de débito, factura de compra, factura de exportación y recibo electrónico de pago.
• El buzón de compras. Sus proveedores mandan el XML a un correo y aparece en su buzón, identificado por su cédula, listo para aceptar o rechazar con el Mensaje de Receptor.
• Los auxiliares del IVA para la 150, con ventas y compras por tarifa y el detalle por cliente y por proveedor.
• API REST con sandbox y un token, desde el primer día y sin pagar. Puede integrar y probar entero antes de poner una tarjeta.
• Soporte humano en Costa Rica, en español y en su misma hora.

El plan Gratis es de una persona, una sucursal, 5 clientes y 10 productos. No es una demo con fecha de caducidad: es el producto, con el volumen de quien está empezando.

Lo que cuesta no es facturar, es arrancar

Con cualquier sistema, incluido el nuestro, lo que traba no es emitir la factura. Es lo de antes: saber qué actividad económica le corresponde, qué código CABYS lleva cada producto que vende, cómo se numeran sus consecutivos, cómo se sube el certificado de firma del Banco Central. Ahí es donde la gente se atasca, y no porque no sepa de su negocio, sino porque eso es vocabulario de Hacienda.

Con TicoFactura esa parte la resuelve usted solo. La ayuda disponible es la documentación oficial: no hay a quién llamarle, no hay quien le revise si quedó bien, y si viene de otro sistema no puede traerse sus clientes ni sus productos.

Entrar a Almendro no pide papeles

Para crear la cuenta hacen falta tres cosas: su nombre o razón social, un correo y una contraseña. Nada más. La cédula, la actividad económica, la provincia y el resto de los datos fiscales se completan después, ya dentro del portal, con las pantallas delante. No hay que tener el expediente a mano para poder ver el producto.

Y no lo hace solo

• Soporte humano en Costa Rica, en español y en su misma hora. Si se traba en la configuración, escribe y le responde una persona. Está en todos los planes, el Gratis incluido.
• Una hora de configuración acompañada, si prefiere que se lo dejen andando: alguien se sienta con usted y lo deja emitiendo. Va incluida con el pago anual en los planes Empresa, Contadores e Integrador, y se puede comprar aparte desde cualquier plan.
• Su contador puede entrar sin su contraseña. Usted le concede acceso desde su propia cuenta y se lo retira cuando quiera. Él trabaja con sus comprobantes y sus informes de IVA sin que usted tenga que mandarle la clave por WhatsApp, que es como se hace hoy en medio país.

La comparación, sin adornos

Si lo único que necesita es emitir, gana Hacienda. Si necesita además recibir, declarar y conectar, el gratis de Almendro hace cosas que el otro no hace.

Y cuando diez al mes se le queden cortos

El siguiente escalón son USD 36 al año por 50 comprobantes al mes, que son 600 al año. Para comparar: el plan equivalente en cupo de Alegra cuesta USD 90 al año. Y si ya factura a diario, el plan Pyme son USD 96 al año por 150 al mes.

No hay que migrar nada cuando llegue ese momento: es el mismo sistema, la misma cuenta y los mismos datos, con otro cupo.